KVKK Danışmanlığı

KVKK danışmanlığı, işletmelerin kişisel verileri hangi amaçlarla işlediğini, bu verileri nasıl sakladığını, kimlerle paylaştığını ve ilgili kişilerin haklarını nasıl yerine getirdiğini değerlendirmeye yönelik bir uyum çalışmasıdır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yükümlülükleri bulunan işletmeler için bu süreç; mevcut uygulamaların incelenmesini, eksiklerin belirlenmesini, gerekli dokümantasyonun hazırlanmasını ve uygun teknik ve idari tedbirlerin planlanmasını kapsayabilir.

Stop Medya, işletmelerin KVKK süreçlerini değerlendirmelerine ve ihtiyaç duydukları danışmanlık kapsamını belirlemelerine yönelik destek sunar. İşletmenin faaliyet alanı, işlediği kişisel verilerin niteliği, mevcut uygulamaları ve tabi olduğu yükümlülükler dikkate alınarak bir çalışma planı oluşturulabilir.

KVKK danışmanlığı nedir?

KVKK danışmanlığı, işletmelerin kişisel veri işleme faaliyetlerini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili düzenlemeler çerçevesinde değerlendirmesine yardımcı olan bir danışmanlık sürecidir. Bu süreçte kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, kullanılması, aktarılması, saklanması ve gerektiğinde silinmesi veya yok edilmesi gibi işlemler ele alınabilir.

Müşteri kayıtları, çalışan bilgileri, iletişim formları, teklif talepleri, kamera kayıtları ve dijital platformlardan elde edilen bilgiler, işletmenin faaliyetlerine bağlı olarak kişisel veri işleme süreçlerinin parçası olabilir.

KVKK uyum çalışmasının kapsamı her işletmede aynı değildir. Veri sorumlusunun faaliyet alanı, işlenen verilerin niteliği, veri işleme amaçları, kullanılan sistemler ve üçüncü taraflarla kurulan ilişkiler değerlendirilerek ihtiyaçlar belirlenmelidir.

KVKK danışmanlığının amacı yalnızca metin ve belgeler hazırlamak değil, kişisel verilerin işletme içinde nasıl yönetildiğini de değerlendirmektir.

İşletmeler neden KVKK danışmanlığı almalıdır?

İşletmelerin kişisel verilerle ilgili yükümlülüklerini doğru belirlemesi, veri işleme faaliyetlerini düzenli şekilde yönetmesi ve güvenlik risklerini değerlendirmesi gerekir. Danışmanlık çalışması, bu konuların sistematik biçimde ele alınmasına yardımcı olabilir.

KVKK danışmanlığının işletmeler açısından öne çıkan amaçları şunlardır:

• Yükümlülüklerin belirlenmesi: İşletmenin faaliyetleri kapsamında hangi KVKK yükümlülüklerinin bulunduğunun değerlendirilmesi.
• Mevcut durumun incelenmesi: Kişisel verilerin nerelerde toplandığının, nasıl kullanıldığının ve hangi taraflarla paylaşıldığının anlaşılması.
• Dokümantasyonun düzenlenmesi: İhtiyaca göre kişisel veri envanteri, aydınlatma metinleri, saklama ve imha politikaları gibi belgelerin hazırlanması veya güncellenmesi.
• Veri güvenliğinin değerlendirilmesi: Yetkilendirme, erişim kontrolü, saklama, imha ve veri ihlali süreçlerinin incelenmesi.
• İç süreçlerin netleştirilmesi: Çalışanların ve ilgili birimlerin kişisel verilerle ilgili görev ve sorumluluklarının belirginleştirilmesi.
• Sürekliliğin sağlanması: İşletmenin süreçlerinde meydana gelen değişikliklerin ve yeni veri işleme faaliyetlerinin düzenli olarak değerlendirilmesi.

KVKK danışmanlığı, mevzuata uyum için bir yol haritası oluşturulmasına katkı sağlayabilir. Bununla birlikte, yalnızca danışmanlık alınması veya belirli belgelerin hazırlanması, işletmenin bütün yükümlülüklerini otomatik olarak yerine getirdiği anlamına gelmez.

KVKK hangi işletmeleri ilgilendirir?

KVKK, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kuralları düzenler. Bu nedenle işletmelerin yalnızca büyüklüklerine veya faaliyet alanlarına bakılarak değerlendirme yapılması yeterli değildir; kişisel verilerin hangi kapsamda ve hangi şartlarla işlendiği de dikkate alınmalıdır.

Müşteri bilgileri, çalışan kayıtları, başvuru formları, telefon numaraları, e-posta adresleri veya görüntü kayıtları gibi verileri işleyen işletmelerin kendi süreçlerini değerlendirmesi gerekebilir.

KVKK açısından değerlendirme yapılabilecek işletme ve kuruluşlara örnekler şunlardır:

• E-ticaret siteleri ve çevrim içi satış yapan işletmeler
• Müşteri ve üyelik kaydı tutan şirketler
• İnsan kaynakları ve işe alım süreçleri yürüten işletmeler
• Sağlık, eğitim, danışmanlık ve profesyonel hizmet kuruluşları
• Pazarlama, reklam ve müşteri ilişkileri süreçlerinde kişisel veri kullanan işletmeler
• Kamera kayıtları veya ziyaretçi kayıtları tutan iş yerleri
• Kişisel verileri kendi adına işleyen hizmet sağlayıcılarla çalışan kuruluşlar

Her işletmenin yükümlülükleri kendi koşullarına göre değerlendirilmelidir. Özellikle özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması veya farklı kuruluşlarla paylaşılması gibi durumlar ayrıca incelenmelidir.

KVKK danışmanlığı kapsamında hangi hizmetler sunulabilir?

KVKK danışmanlığının kapsamı, işletmenin mevcut durumuna ve ihtiyaçlarına göre belirlenir. Aşağıdaki çalışmalar bir uyum projesinde değerlendirilebilir; her birinin hizmet kapsamına dahil olup olmadığı başlangıçta netleştirilmelidir.

KVKK mevcut durum ve eksiklik analizi

İşletmenin kişisel veri işleme süreçleri incelenerek mevcut uygulamalar ile uygulanması gereken yükümlülükler arasındaki farklar değerlendirilir. Bu analiz, hangi konulara öncelik verilmesi gerektiğini belirlemeye yardımcı olur.

Kişisel veri işleme envanteri çalışması

İşletmenin hangi kişisel verileri, hangi amaçlarla işlediği; verilerin kimlerle paylaşıldığı, ne kadar süreyle saklandığı ve güvenlik kapsamında hangi tedbirlerin bulunduğu gibi konular değerlendirilir.

Aydınlatma metinleri ve ilgili dokümantasyon

Çalışanlar, müşteriler, başvuru sahipleri veya internet sitesi kullanıcıları gibi farklı ilgili kişi grupları için gereken bilgilendirme metinleri, işletmenin gerçek veri işleme faaliyetlerine göre ele alınabilir.

Açık rıza metinleri ise yalnızca ilgili veri işleme faaliyetinin hukuki dayanağı olarak açık rızanın gerektiği durumlarda değerlendirilmelidir. Aydınlatma metni ile açık rıza beyanı aynı yükümlülük değildir.

Saklama ve imha süreçlerinin değerlendirilmesi

Kişisel verilerin hangi amaçlarla ve ne kadar süreyle saklandığı, saklama süresi sona erdiğinde hangi işlemlerin yapılması gerektiği ve silme, yok etme veya anonim hâle getirme süreçlerinin nasıl yönetildiği incelenebilir.

VERBİS yükümlülüğünün değerlendirilmesi

İşletmenin Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi'ne kayıt yükümlülüğü bulunup bulunmadığı, geçerli düzenlemeler ve istisnalar dikkate alınarak değerlendirilir. Kayıt yükümlülüğü bulunuyorsa ilgili süreç ve gerekli bilgiler ele alınabilir.

Teknik ve idari tedbirler için yol haritası

Kişisel verilerin yetkisiz erişime, hukuka aykırı işlemeye ve kayba karşı korunması amacıyla işletmenin mevcut güvenlik uygulamaları değerlendirilebilir. İhtiyaç duyulan önlemler ve bunların uygulanma öncelikleri belirlenebilir.

Çalışan bilgilendirmesi ve süreçlerin düzenlenmesi

İşletmenin yapısına ve proje kapsamına göre çalışanların kişisel verilerle ilgili sorumlulukları, veri taleplerinin ele alınması ve olası ihlal durumlarında izlenecek adımlar üzerinde çalışılabilir.

Kişisel veri envanteri nedir ve neden hazırlanır?

Kişisel veri işleme envanteri, işletmenin kişisel veri işleme faaliyetlerini belirli bir sistematik içinde ortaya koyan dokümantasyondur. İşletmenin faaliyetlerine bağlı olarak envanterde veri kategorileri, işleme amaçları, ilgili kişi grupları, alıcı grupları, saklama süreleri, yurt dışına aktarım bilgileri ve veri güvenliği tedbirleri gibi unsurlar yer alabilir.

Envanter hazırlığı sırasında şu sorulara yanıt aranır:

• İşletme hangi kişisel verileri işliyor?
• Bu veriler hangi iş süreçlerinde ve hangi amaçlarla kullanılıyor?
• Verilere hangi çalışanlar veya birimler erişebiliyor?
• Veriler hangi hizmet sağlayıcılara ya da diğer alıcı gruplarına aktarılıyor?
• Veriler hangi hukuki sebebe dayanılarak işleniyor?
• Veriler ne kadar süreyle saklanıyor?
• Saklama süresi sona erdiğinde nasıl bir işlem uygulanıyor?
• Verilerin korunması için hangi teknik ve idari tedbirler bulunuyor?

Envanter, yalnızca bir belge hazırlama çalışması olarak değerlendirilmemelidir. İşletmenin veri akışını anlamasına ve diğer uyum dokümanlarını gerçek uygulamalarla ilişkilendirmesine yardımcı olur.

VERBİS kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumluları açısından envanter ve ilgili diğer dokümantasyon yükümlülükleri ayrıca önem taşır. Envanterin kapsamı ve işletmenin diğer yükümlülükleri, güncel mevzuat çerçevesinde değerlendirilmelidir.

Aydınlatma metni ve açık rıza arasındaki fark nedir?

Aydınlatma metni ve açık rıza, kişisel verilerin korunması süreçlerinde farklı işlevlere sahiptir.

Aydınlatma metni, kişisel verileri işlenen kişiye veri sorumlusunun kimliği, veri işleme amaçları, aktarım yapılabilecek alıcı grupları, veri toplama yöntemi, hukuki sebep ve ilgili kişinin hakları hakkında bilgi verilmesine yönelik yükümlülükle ilişkilidir.

Açık rıza ise belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan bir irade beyanıdır. Her kişisel veri işleme faaliyeti için otomatik olarak açık rıza alınması gerektiği söylenemez; uygulanabilir hukuki işleme şartları somut faaliyete göre değerlendirilmelidir.

İşletmelerin bu iki süreci birbirinden ayırması önemlidir. Açık rızaya dayalı bir işleme faaliyeti söz konusu olduğunda aydınlatma yükümlülüğü de yerine getirilmeli, iki işlem birbirinin yerine kullanılmamalıdır.

Ayrıca genel ifadelerle hazırlanmış, gerçek veri işleme amaçlarını açıklamayan veya işletmenin uygulamalarıyla örtüşmeyen metinler yeterli olmayabilir. Metinlerin işletmenin gerçek süreçlerine göre hazırlanması ve değişiklikler olduğunda gözden geçirilmesi gerekir.

VERBİS kaydı hangi işletmeler için zorunludur?

VERBİS, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'nin kısaltmasıdır. Veri sorumlularının kayıt yükümlülüğü, 6698 sayılı Kanun ve ilgili düzenlemeler çerçevesinde değerlendirilir.

Her işletme için koşulsuz biçimde VERBİS kaydı zorunluluğu bulunduğunu söylemek doğru değildir. Kayıt yükümlülüğü değerlendirilirken işletmenin hukuki niteliği, ilgili ölçütler ve yürürlükteki istisnalar dikkate alınmalıdır.

İşletmenin VERBİS yükümlülüğü değerlendirilirken şu konular ele alınabilir:

• İşletmenin veri sorumlusu sıfatı
• Mevzuatta yer alan kayıt yükümlülüğü ölçütleri
• Uygulanabilir istisnalar ve Kurul kararları
• Kişisel veri işleme envanteri ve kayıt bilgilerinin uyumu
• Kayıt yükümlülüğü bulunuyorsa gerekli bilgi ve dokümantasyonun hazırlanması

VERBİS kaydı ile kişisel veri işleme envanteri aynı şey değildir. İlgili kayıt ve dokümantasyon süreçleri birbiriyle ilişkili olsa da farklı amaçlara hizmet eder. İşletmenin kayıt yükümlülüğü, güncel düzenlemeler ve kendi koşulları doğrultusunda değerlendirilmelidir.

KVKK kapsamında hangi teknik ve idari tedbirler değerlendirilir?

KVKK kapsamında veri sorumlularının kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemesi, verilerin muhafazasını sağlaması ve uygun güvenlik düzeyini temin etmek için gerekli teknik ve idari tedbirleri alması gerekir.

Uygun tedbirler işletmenin büyüklüğüne, faaliyetlerine, işlenen verilerin niteliğine ve risklerine göre değişebilir. Bu nedenle her işletme için aynı güvenlik planının yeterli olacağı varsayılmamalıdır.

Teknik tedbirler

İşletmenin kullandığı sistemler ve veri işleme ortamları dikkate alınarak aşağıdaki konular değerlendirilebilir:

• Kullanıcı yetkileri ve erişim kontrolleri
• Güvenli kimlik doğrulama uygulamaları
• Sistem ve yazılım güncellemeleri
• Verilerin yedeklenmesi ve gerektiğinde geri yüklenebilmesi
• Güvenlik kayıtlarının tutulması ve incelenmesi
• Veri aktarımı ve depolama süreçlerinin güvenliği
• Veri ihlali risklerinin tespit edilmesine yönelik kontroller

Bu başlıklar örnek niteliğindedir. Gerekli önlemler, işletmenin teknik altyapısı ve risk değerlendirmesine göre belirlenmelidir.

İdari tedbirler

İdari tedbirler, işletmenin kişisel verilerle ilgili işleyişini ve sorumluluk dağılımını kapsar. Örneğin:

• Kişisel verilere erişebilen kişilerin görev ve sorumluluklarının belirlenmesi
• Çalışanlara yönelik bilgilendirme ve farkındalık çalışmaları
• Veri saklama ve imha süreçlerinin düzenlenmesi
• Hizmet sağlayıcılarla yapılan sözleşmelerin ve sorumlulukların değerlendirilmesi
• Veri ihlali veya ilgili kişi başvurusu durumunda izlenecek adımların belirlenmesi
• Kişisel veri işleme faaliyetlerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi

Teknik ve idari tedbirlerin belirlenmesi kadar, bunların işletmenin günlük işleyişinde uygulanması ve gerektiğinde güncellenmesi de önemlidir.

KVKK danışmanlığı süreci nasıl ilerler?

KVKK danışmanlığı çalışması, işletmenin ihtiyaçlarına ve belirlenen hizmet kapsamına göre planlanır. Genel bir çalışma akışı aşağıdaki aşamalardan oluşabilir.

1. Ön görüşme ve kapsam belirleme

İşletmenin faaliyet alanı, mevcut veri işleme süreçleri, kullandığı sistemler ve danışmanlık beklentileri değerlendirilir. Hangi çalışmaların gerekli olabileceği belirlenir.

2. Mevcut durumun incelenmesi

Mevcut dokümanlar, veri toplama kanalları, iş süreçleri ve uygulamalar incelenir. Bu aşamada işletmenin hangi konularda geliştirmeye ihtiyaç duyduğu belirlenmeye çalışılır.

3. Eksikliklerin ve önceliklerin belirlenmesi

Mevcut durum ile uygulanması gereken yükümlülükler karşılaştırılır. Eksiklikler, riskler ve öncelikli çalışma alanları belirlenerek bir yol haritası hazırlanabilir.

4. Dokümantasyon ve uygulama planı

Hizmet kapsamına bağlı olarak gerekli metinler, envanter çalışmaları, politika ve prosedürler ile uygulama adımları ele alınır. Hazırlanan dokümanların işletmenin gerçek süreçleriyle uyumlu olması gerekir.

5. Kontrol ve güncelleme ihtiyacının değerlendirilmesi

Çalışmaların mevcut işleyişle uyumu gözden geçirilir. Yeni sistemler, farklı veri işleme amaçları, iş ortakları veya mevzuat değişiklikleri ortaya çıktığında süreçlerin yeniden değerlendirilmesi gerekebilir.

Danışmanlık projesinin süresi; işletmenin büyüklüğüne, mevcut dokümantasyonuna, veri işleme faaliyetlerinin çeşitliliğine ve üzerinde anlaşılmış hizmet kapsamına göre değişir. Bu nedenle bütün işletmeler için geçerli sabit bir süre vermek doğru değildir.

KVKK danışmanlığı fiyatları nasıl belirlenir?

KVKK danışmanlığı fiyatları, işletmenin ihtiyaçlarına ve talep edilen çalışmanın kapsamına göre belirlenir. Yalnızca çalışan sayısı veya şirket büyüklüğü üzerinden değerlendirme yapmak yeterli olmayabilir.

Teklif hazırlanırken aşağıdaki unsurlar dikkate alınabilir:

• İşletmenin faaliyet alanı ve organizasyon yapısı
• İşlenen kişisel veri türleri ve ilgili kişi grupları
• Veri işleme süreçlerinin sayısı ve karmaşıklığı
• Mevcut envanter ve dokümantasyonun durumu
• VERBİS yükümlülüğüne ilişkin değerlendirme ihtiyacı
• Teknik ve idari tedbirlerin incelenme kapsamı
• Eğitim, raporlama ve güncelleme desteğine duyulan ihtiyaç

İşletmenizin ihtiyaçlarını ve mevcut durumunu paylaşarak talep edilen hizmet kapsamını netleştirebilirsiniz. Böylece hangi çalışmaların teklife dahil edileceği, teslim edilecek çıktılar ve tarafların sorumlulukları görüşülebilir.

KVKK danışmanlığı hakkında sıkça sorulan sorular

KVKK danışmanlığı almak zorunlu mudur?

KVKK danışmanlığı almak, her işletme için ayrı ve genel bir yasal zorunluluk olarak değerlendirilemez. Bununla birlikte, kişisel veri işleyen veri sorumlularının tabi oldukları yasal yükümlülükleri yerine getirmeleri gerekir. Danışmanlık, bu yükümlülüklerin belirlenmesi ve süreçlerin düzenlenmesi için destek sağlayabilir.

Her işletme VERBİS'e kayıt yaptırmak zorunda mıdır?

Hayır. VERBİS kayıt yükümlülüğü, yürürlükteki mevzuat, ilgili ölçütler ve uygulanabilir istisnalar çerçevesinde belirlenir. İşletmenin kendi koşulları üzerinden değerlendirme yapılmalıdır.

KVKK uyumu için yalnızca aydınlatma metni hazırlamak yeterli midir?

Hayır. Aydınlatma metinleri uyum sürecinin bir parçasıdır. İşletmenin veri işleme amaçları, hukuki sebepleri, saklama süreleri, veri aktarım süreçleri ve güvenlik tedbirleri de değerlendirilmelidir. Gereken çalışmalar işletmenin faaliyetlerine göre değişir.

Aydınlatma metni ile açık rıza metni aynı mıdır?

Hayır. Aydınlatma metni, kişisel verilerin işlenmesi hakkında ilgili kişiye bilgi verilmesine yönelik yükümlülükle ilgilidir. Açık rıza ise belirli şartlar altında kullanılan bir kişisel veri işleme şartıdır. Gerektiğinde bu iki süreç birbirinden ayrı yürütülmelidir.

KVKK danışmanlığı ne kadar sürer?

Süre; işletmenin büyüklüğüne, veri işleme süreçlerinin karmaşıklığına, mevcut dokümantasyonuna ve talep edilen hizmet kapsamına bağlıdır. İşletmenin ihtiyaçları değerlendirilmeden kesin bir süre vermek mümkün değildir.

KVKK danışmanlığı veri ihlallerini tamamen önler mi?

Hiçbir danışmanlık çalışması bütün veri ihlallerinin kesin olarak önleneceğini garanti edemez. Uygun teknik ve idari tedbirlerin belirlenmesi ve uygulanması risklerin yönetilmesine katkı sağlayabilir. Güvenlik uygulamalarının sürdürülmesi ve düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir.

KVKK danışmanlığı internet sitelerini de kapsar mı?

İnternet sitelerinin iletişim formları, üyelik sistemleri, başvuru alanları ve diğer veri toplama araçları kişisel veri işleme faaliyetleri oluşturabilir. Bu süreçler danışmanlık kapsamında değerlendirilebilir. Çerezler ve kullanıcı tercih panelleri gibi konular ise ayrıca teknik ve hukuki inceleme gerektirebilir.

KVKK danışmanlığı ile hukuki danışmanlık aynı hizmet midir?

Her zaman aynı değildir. KVKK uyum çalışmaları dokümantasyon, süreç analizi ve teknik-idari tedbirlerin değerlendirilmesini içerebilir. Hukuki görüş, sözleşme incelemesi veya hukuki temsil gibi ihtiyaçlar ise ilgili uzmanlık ve yetki kapsamında ayrıca ele alınmalıdır. Hizmet kapsamı ve sorumluluklar başlangıçta açıkça belirlenmelidir.

İşletmenizin KVKK süreçlerini değerlendirin

Kişisel verilerin işletme içinde hangi amaçlarla işlendiğini, hangi süreçlerde saklandığını ve hangi tedbirlerin uygulandığını bilmek, KVKK uyum çalışmalarının başlangıç noktasıdır.

Stop Medya ile iletişime geçerek işletmenizin ihtiyaç duyduğu danışmanlık kapsamı hakkında bilgi alabilir, mevcut süreçlerin değerlendirilmesi ve çalışma planının belirlenmesi için ön görüşme talep edebilirsiniz.

Stop Medya iletişim sayfası

Bilgilendirme: Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki görüş veya somut bir işletme için mevzuata tam uyum garantisi niteliği taşımaz. Uygulanacak yükümlülükler, işletmenin faaliyetleri ve yürürlükteki mevzuat çerçevesinde ayrıca değerlendirilmelidir.